W celu przeprowadzenia transakcji niezbędne są dokumenty, które obejmuje poniższy wykaz. Jego charakter jest informacyjny. Każda sprawa jest indywidualna, także kompletna lista dokumentów może się różnić.
Do podstawowych danych potrzebnych do każdej czynności dokonywanej w Kancelarii Notarialnej należą:
WAŻNE! W przypadku, gdy przedmiot umowy został nabyty przez zbywcę w:
– drodze dziedziczenia lub zasiedzenia (bez względu na datę nabycia)
lub
– w drodze darowizny, zapisu, polecenia darczyńcy, zapisu zwykłego, zapisu windykacyjnego, nieodpłatnego zniesienia współwłasności
– po 01 stycznia 2007 roku niezbędna jest pisemna zgoda naczelnika urzędu skarbowego albo zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku , że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.
Sprzedaż działki niezabudowanej
– wypis z rejestru gruntów (wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej, w przypadku gdy będzie wydzielana działka do nowej księgi wieczystej lub gdy jest różnica powierzchni) – w przypadku podziału geodezyjnego – wypis z wyrysem obejmujący wszystkie działki powstałe z podziału – Starostwo Powiatowe właściwe ze względu na miejsce położenia nieruchomości (przykładowo działka położona w powiecie sokólskim– Starostwo Powiatowe w Sokółce; działka położona w powiecie białostockim Starostwo Powiatowe w Białymstoku),
– podstawa nabycia nieruchomości, m.in. akt notarialny (np. umowa sprzedaży, umowa darowizny, umowa o podział majątku wspólnego, umowa zniesienia współwłasności), prawomocne postanowienie Sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub o zasiedzeniu albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,
– zaświadczenie o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego albo o braku planu – Urząd Gminy/Urząd Miasta właściwy ze względu na miejsce położenia nieruchomości (np. Gmina Dąbrowa Białostocka, Gmina Krynki, Gmina Sokółka, Gmina Suchowola Janów, Gmina Korycin, Gmina Kuźnica, Gmina Nowy Dwór, Gmina Sidra, Gmina Szudziałowo)
– zaświadczenie odnośnie ustawy o rewitalizacji – Urząd Gminy/Urząd Miasta właściwy ze względu na miejsce położenia nieruchomości (np. Gmina Dąbrowa Białostocka, Gmina Krynki, Gmina Sokółka, Gmina Suchowola Janów, Gmina Korycin, Gmina Kuźnica, Gmina Nowy Dwór, Gmina Sidra, Gmina Szudziałowo)
– zaświadczenie odnośnie ustawy o lasach – Starostwo Powiatowe właściwe ze względu na miejsce położenia nieruchomości (przykładowo działka położona w powiecie sokólskim– Starostwo Powiatowe w Sokółce; działka położona w powiecie białostockim Starostwo Powiatowe w Białymstoku)
– umowa kredytowa – w razie zakupu nieruchomości na kredyt oraz dokumenty z Banku.
Sprzedaż działki zabudowanej
– wypis z rejestru gruntów (wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej, w przypadku gdy będzie wydzielana działka do nowej księgi wieczystej lub gdy jest różnica powierzchni) – w przypadku podziału geodezyjnego – wypis z wyrysem obejmujący wszystkie działki powstałe z podziału – Starostwo Powiatowe właściwe ze względu na miejsce położenia nieruchomości (przykładowo działka położona w powiecie sokólskim– Starostwo Powiatowe w Sokółce; działka położona w powiecie białostockim Starostwo Powiatowe w Białymstoku),
– podstawa nabycia nieruchomości, m.in. akt notarialny (np. umowa sprzedaży, umowa darowizny, umowa o podział majątku wspólnego, umowa zniesienia współwłasności), prawomocne postanowienie Sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub o zasiedzeniu albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,
– zaświadczenie o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego albo o braku planu – Urząd Gminy/Urząd Miasta właściwy ze względu na miejsce położenia nieruchomości (np. Gmina Dąbrowa Białostocka, Gmina Krynki, Gmina Sokółka, Gmina Suchowola Janów, Gmina Korycin, Gmina Kuźnica, Gmina Nowy Dwór, Gmina Sidra, Gmina Szudziałowo)
– zaświadczenie odnośnie ustawy o rewitalizacji – Urząd Gminy/Urząd Miasta właściwy ze względu na miejsce położenia nieruchomości (np. Gmina Dąbrowa Białostocka, Gmina Krynki, Gmina Sokółka, Gmina Suchowola Janów, Gmina Korycin, Gmina Kuźnica, Gmina Nowy Dwór, Gmina Sidra, Gmina Szudziałowo)
– ustawy o lasach – Starostwo Powiatowe właściwe ze względu na miejsce położenia nieruchomości (przykładowo działka położona w powiecie sokólskim– Starostwo Powiatowe w Sokółce; działka położona w powiecie białostockim Starostwo Powiatowe w Białymstoku),
– świadectwo charakterystyki energetycznej budynku
– umowa kredytowa – w razie zakupu nieruchomości na kredyt i oraz dokumenty z Banku.
Darowizna działki zabudowanej/niezabudowanej
– wypis z rejestru gruntów (wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej, w przypadku gdy będzie wydzielana działka do nowej księgi wieczystej lub gdy jest różnica powierzchni) – w przypadku podziału geodezyjnego – wypis z wyrysem obejmujący wszystkie działki powstałe z podziału ; wypis z kartoteki budynków– Starostwo Powiatowe właściwe ze względu na miejsce położenia nieruchomości (przykładowo działka położona w powiecie sokólskim– Starostwo Powiatowe w Sokółce; działka położona w powiecie białostockim Starostwo Powiatowe w Białymstoku)
– podstawa nabycia nieruchomości, m.in. akt notarialny (np. umowa sprzedaży, umowa darowizny, umowa o podział majątku wspólnego, umowa zniesienia współwłasności), prawomocne postanowienie Sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub o zasiedzeniu albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,
– zaświadczenie o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego albo o braku planu – Urząd Gminy/Urząd Miasta właściwy ze względu na miejsce położenia nieruchomości (np. Gmina Dąbrowa Białostocka, Gmina Krynki, Gmina Sokółka, Gmina Suchowola Janów, Gmina Korycin, Gmina Kuźnica, Gmina Nowy Dwór, Gmina Sidra, Gmina Szudziałowo)
Sprzedaż lokalu mieszkalnego
– odpis zwykły księgi wieczystej,
– podstawa nabycia nieruchomości, m.in. akt notarialny (np. umowa sprzedaży, umowa darowizny, umowa o podział majątku wspólnego, umowa zniesienia współwłasności), prawomocne postanowienie Sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub o zasiedzeniu albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,
– zaświadczenie odnośnie ustawy o rewitalizacji – Urząd Gminy/Urząd Miasta właściwy ze względu na miejsce położenia nieruchomości ( Gmina Dąbrowa Białostocka, Gmina Krynki, Gmina Sokółka, Gmina Suchowola Janów, Gmina Korycin, Gmina Kuźnica, Gmina Nowy Dwór, Gmina Sidra, Gmina Szudziałowo)
– świadectwo charakterystyki energetycznej,
– zaświadczenie z urzędu Miasta/Gminy stwierdzające brak osób zameldowanych na pobyt stały i czasowy w lokalu bądź stwierdzające jakie osoby są zameldowane w lokalu,
– zaświadczenie zarządcy Wspólnoty Mieszkaniowej dotyczące stanu zaległości za opłaty eksploatacyjne związane z lokalem,
– umowa kredytowa – w razie zakupu nieruchomości na kredyt oraz dokumenty z banku.
Sprzedaż spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu
– odpis zwykły księgi wieczystej – jeżeli jest ona założona,
– zaświadczenie ze Spółdzielni Mieszkaniowej we właściwości której znajduje się przedmiotowy lokal mieszkalny o przysługującym danej osobie prawie do lokalu, jego oznaczeniu, składzie, powierzchni, podstawie nabycia, uregulowaniu wkładu budowlanego oraz opłat eksploatacyjnych,
– podstawa nabycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, to jest m. in.: przydział lokalu, akt notarialny (np. umowa sprzedaży, umowa darowizny, umowa o podział majątku wspólnego), umowa o przekształcenie spółdzielczego lokatorskiego prawa w spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, prawomocne postanowienie Sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub o zasiedzeniu albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,
– świadectwo charakterystyki energetycznej
– zaświadczenie z urzędu Miasta/Gminy stwierdzające brak osób zameldowanych na pobyt stały i czasowy w lokalu bądź stwierdzające jakie osoby są zameldowane w lokalu,
– umowa kredytowa – w razie zakupu nieruchomości na kredyt oraz dokumenty z banku.
Darowizna spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu
– odpis zwykły księgi wieczystej – jeżeli jest ona założona,
– zaświadczenie ze Spółdzielni Mieszkaniowej o przysługującym danej osobie prawie do lokalu, jego oznaczeniu, składzie, powierzchni, podstawie nabycia, uregulowaniu wkładu budowlanego oraz opłat eksploatacyjnych,
– podstawa nabycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, to jest m. in.: przydział lokalu, akt notarialny (np. umowa sprzedaży, umowa darowizny, umowa o podział majątku wspólnego), umowa o przekształcenie spółdzielczego lokatorskiego prawa w spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, prawomocne postanowienie Sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub o zasiedzeniu albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,
Testament
– dane osobowe sporządzającego testament oraz dane osoby powoływanej do spadku (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL);
WAŻNE! W przypadku chęci uczynienia zapisu windykacyjnego obejmującego nieruchomość gruntową a braku księgi wieczystej dla tej nieruchomości potrzebny będzie wypis z rejestru gruntów.
Pełnomocnictwo do sprzedaży nieruchomości
– dane osobowe mocodawcy oraz pełnomocnika,
– dane nieruchomości (nr księgi wieczystej), zbioru dokumentów lub pierwotnego dokumentu stwierdzającego prawo własności.
Akt poświadczenia dziedziczenia (postępowanie spadkowe – stwierdzenie nabycia spadku notariusza)
– odpis skrócony aktu zgonu osoby zmarłej,
– wszystkie sporządzone testamenty,
– zaświadczenie z Urzędu Gminy/Urzędu Miasta o numerze PESEL osoby zmarłej,
– jeżeli osoba zmarła pozostawała w związku małżeńskim – odpis skrócony aktu małżeństwa,
– akt stanu cywilnego spadkobierców: akty urodzenia lub akty małżeństwa (w przypadku osób, które zmieniały nazwisko)
WAŻNE! Chcąc sporządzić powyższą czynność, w Kancelarii Notarialnej powinny się stawić wszystkie osoby wchodzący w rachubę jako spadkobiercy ustawowi i testamentowi, a także na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne. Wszystkie te osoby muszą być obecne w Kancelarii Notarialnej, nawet wówczas, gdy na podstawie testamentu dziedziczy tylko jedna z nich. Nie muszą być obecne osoby, które złożyły oświadczenie o odrzuceniu spadku oraz uznane przez spadkodawcę za niegodne dziedziczenia.
Umowa majątkowa małżeńska (tzw. rozdzielność)
– odpis skrócony aktu małżeństwa.